Die Bestandteile von Bewerbungsunterlagen sind ein Anschreiben, ein Lebenslauf, ein Foto, Zeugnisse (Schulzeugnisse und Arbeitszeugnisse), die sog. dritte Seite, und, wenn möglich, Referenzen. Die häufigsten sind Bewerbungen für einen Job, ein Praktikum und Bewerbungen als Freiberufler. Bewerbungen können sich auf bestimmte Anzeigen beziehen oder als sogenannte Initiativbewerbung gestaltet sein. Es gibt auch die Variante der Kurzbewerbung.
Ein Bewerber will mit seiner Bewerbung den zukünftigen Arbeitgeber davon überzeugen, dass er für eine bestimmte Stelle geeignet ist. Die Bewerbung selbst gilt als erste Arbeitsprobe.
In diesem Artikel geht es um die Bewerbung auf eine Stellenausschreibung oder ein Inserat. Form und Inhalt von Bewerbungen unterscheiden sich nicht nur nach Branche, Unternehmensgröße und Wert der Stelle, sondern auch nach Ort (Land, Meer) und Zeit (ständiger Wandel in der Gesellschaft). Alle Kapitel müssen in diesem Kontext (des ständigen Wandels) betrachtet werden.
Diese Bestandteile sind für deine Bewerbungsunterlagen wichtig:
1. Anschreiben
Das Anschreiben soll einen ersten Eindruck vom Bewerber vermitteln und ist in der Regel auf eine DIN A4-Seite begrenzt. Neben den formalen Gepflogenheiten enthält es eine Begründung des Berufswunsches oder der Eignung für die Stelle, wobei ein Vergleich zwischen den formulierten Anforderungen der Anzeige und dem eigenen Qualifikationsprofil empfohlen wird (Motivation des Bewerbers).
Handelt es sich um eine Kurzbewerbung, wird auch die Qualifikation im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Stelle genannt. Das Anschreiben wird der gehefteten Bewerbungsmappe beigefügt, es wird nicht mit ihr geheftet. Bei Online-Bewerbungen ist das Anschreiben die erste Seite der angehängten PDF-Datei. Laut einer Studie schreiben zwei Drittel der Bewerber ihr Anschreiben nicht allein.
2. Foto
Ein Bewerbungsfoto oder Bewerbungsbild ist ein Porträtfoto, das einer Bewerbung beigefügt wird. Ziel des Fotos ist es, dass sich potenzielle Arbeitgeber ein besseres Bild von den Bewerbern machen können. Bei Bewerbungen von Models oder Schauspielern bei den entsprechenden Agenturen und ähnlichen Auftraggebern spricht man von Sedcard-Fotos.
Bewerbungsfotos sind nicht in allen Ländern üblich. In Deutschland waren sie traditionell Teil einer Bewerbung. Seit dem Inkrafttreten des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes werden sie in Stellenanzeigen nur noch selten ausdrücklich verlangt. Inoffiziell werden sie aber oft erwartet, vor allem von kleinen Unternehmen. Dort unterliegen Bewerbungsfotos – wie alle personenbezogenen Daten – dem Datenschutz und dürfen nicht veröffentlicht oder über die gesetzlichen Fristen hinaus aufbewahrt werden.
3. Lebenslauf
Der Lebenslauf enthält die biografischen Daten und beruflichen Qualifikationen des Bewerbers. Zusätzlich zu den persönlichen Daten bietet er Informationen über die Ausbildung und den beruflichen Werdegang. Außerdem können besondere Qualifikationen (wie Fremdsprachen oder Computerkenntnisse) sowie persönliche Interessen und mögliches soziales Engagement angegeben werden. Besondere Qualifikationen werden nur angegeben, wenn sie herausragend sind, zum Beispiel wenn ein Vorstellungsgespräch in der angegebenen Fremdsprache geführt werden kann. Ansonsten stehen alle besonderen Kenntnisse in engem Zusammenhang mit dem Anforderungsprofil. Der Lebenslauf wird auch genutzt, um Lücken im Lebenslauf offensiv anzugehen. Redundanzen zu den bereits im Anschreiben genannten Aspekten sollten möglichst vermieden werden.
Wenn eine dritte Seite verwendet wird, werden die spezifischen Qualifikationen auf dieser Seite beschrieben.
Der Lebenslauf ist in der Regel in Form einer Tabelle aufgebaut und zeigt die Ausbildungs- und Beschäftigungsphasen in chronologischer oder umgekehrter Reihenfolge („amerikanisches“ Format). Wenn es größere biografische Lücken gibt oder wenn im Laufe der Berufsbiografie sehr unterschiedliche oder zahlreiche kurzfristige Tätigkeiten ausgeübt wurden, ist ein funktionaler Lebenslauf angebracht, der die Tätigkeiten nach Schwerpunkten und übertragbaren Fähigkeiten gruppiert. In besonderen Fällen kann ein handschriftlicher und/oder formulierter Lebenslauf erforderlich sein. Der Lebenslauf muss persönlich unterschrieben und mit dem aktuellen Datum versehen sein.
4. Dritte Seite
Der Begriff dritte Seite wird sowohl als formaler Gliederungspunkt in der Reihenfolge Anschreiben, Lebenslauf, dritte Seite und Anhang als auch als eigenständige inhaltliche Bezeichnung verwendet. Neben dem Anschreiben und dem Lebenslauf steht sie als zusätzliche Seite zur Verfügung, um sich selbst, die Motivation, die Qualifikationen oder andere persönliche Merkmale vorzustellen. Es werden Überschriften wie „Was Sie sonst noch über mich wissen sollten“ oder „Meine Motivation“ verwendet.
Die Verwendung der dritten Seite ist umstritten. Einige Personalverantwortliche mögen ihn nicht, weil er es dem Bewerber ermöglicht, seine Vorzüge über die üblichen Konventionen hinaus ausführlich darzustellen, was als unfairer Vorteil gegenüber den Mitbewerbern angesehen wird. Andere wiederum sehen in der dritten Seite eine Möglichkeit, mehr über den Bewerber herauszufinden.
5. Kompetenzprofil
Das Kompetenzprofil, auch bekannt als Qualifikationsprofil, verfolgt einen anderen Ansatz als die erstgenannte dritte Seite. Es wird als Ergänzung zum Anschreiben und Lebenslauf erstellt und stellt nur die Fachkenntnisse und Schlüsselqualifikationen mit persönlichen Erfolgen und Verantwortlichkeiten zusammen. Im Gegensatz zum chronologischen Lebenslauf bietet er dem Personalentscheider den Vorteil, die Kompetenzen direkt mit dem jeweiligen Anforderungsprofil der Aufgabe vergleichen zu können und alle ähnlichen Erfahrungen über mehrere Positionen hinweg zusammenzufassen. Er muss daher für jede Bewerbung individuell erstellt werden.
Die Reihenfolge der Gliederung richtet sich nach der Wichtigkeit der Begriffe oder nach der Struktur des Stellenangebots. Die wesentlichen Gliederungspunkte sind Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Sozialkompetenz und persönliche Kompetenz.
6. Anhang (Zeugnisse etc.)
Im Anhang stellt der Bewerber alle Unterlagen zusammen, die für die Qualifikation wichtig sind. Das gilt vor allem für Unterlagen, die den Abschluss der Ausbildung belegen, also vor allem das letzte Schulzeugnis oder das Dokument, mit dem die Berufsausbildung nachgewiesen werden kann. Bewerber/innen mit Berufserfahrung fügen alle (oder nur die relevanten) Arbeitszeugnisse bei. Schließlich können weitere Nachweise wie ein Führerschein oder ein Sprachzeugnis beigefügt werden, wenn dies für die Stelle relevant ist.
Die Dokumente werden nie als Originale, aber auch nicht mehr als beglaubigte Kopien verschickt. Bei einer elektronischen Bewerbung ist das ohnehin nicht möglich, und bei einer schriftlichen Bewerbung schicken die Bewerber einfache Fotokopien, es sei denn, es wird ausdrücklich eine andere Form verlangt.
Bei einer Kurzbewerbung wird der Anhang weggelassen. Gleichzeitig wird deutlich gemacht, dass diese bei Interesse zeitnah zur Verfügung gestellt werden.
7. Referenzen
Referenzen können in Form von Arbeitsproben (oder deren bildlicher Darstellung) oder der Nennung von Projekten und Stationen (des eigenen Werdegangs) erfolgen. Ähnlich wie ein Foto ist eine Referenz selten eine Voraussetzung für eine Bewerbung, ist aber hilfreich für die Selbstdarstellung. Zum einen kann der Ruf einer früheren Arbeits- oder Ausbildungsstelle von Vorteil sein, zum anderen kann eine Arbeitsprobe die Kompetenz unterstreichen.
Arbeitsproben sind in einer Vielzahl von Berufen möglich. In Medienberufen (Fotos, Filme, Druckerzeugnisse etc.) und künstlerischen Berufen (Audio, Video etc.) ebenso wie in handwerklichen Berufen (Fotos von Proben etc.) und Jobs im Softwarebereich (Spiele, Datenbanken etc.).
Bei der Nennung von Projekten und Stationen können diese aufgelistet oder in Form von schriftlichen (Teilnahme-)Bestätigungen der Bewerbung beigefügt werden.
